Een klant die om half elf 's avonds bedenkt dat het echt tijd wordt voor de kapper, wil niet wachten tot morgenochtend om te bellen. Die wil gewoon boeken. Hieronder staat wat je nodig hebt om dat mogelijk te maken, hoe je het instelt en wat het je oplevert.
De meeste salons regelen afspraken nog via de telefoon en WhatsApp. Dat werkt, tot het moment dat je handen in iemands haar zitten en de telefoon gaat. Je mist het gesprek, belt later terug, krijgt de voicemail, en ondertussen heeft die klant al ergens anders geboekt. Een online agenda haalt dat hele heen en weer weg.
Waarom klanten liever zelf boeken dan bellen
Het grootste deel van de boekingen komt binnen buiten openingstijden. Dat is precies het probleem met bellen: de momenten waarop iemand aan zijn afspraak denkt, vallen bijna nooit samen met de momenten waarop jij kunt opnemen. In de avond, in het weekend, tijdens de pauze op het werk.
Daar komt bij dat online boeken voor veel mensen inmiddels de norm is. Ze regelen hun tandarts, hun restaurant en hun pakketbezorging zo. Een salon die alleen telefonisch bereikbaar is, voelt daarnaast als extra moeite. En moeite is precies waar een twijfelende klant op afhaakt.
Wat je klaarzet voordat je de agenda openzet
Een online agenda is pas zo goed als de gegevens die erin staan. Wie de behandelingen slordig invoert, krijgt boekingen die niet in het rooster passen. Zorg dat dit klopt voordat je live gaat:
Je behandelingen en hoelang ze echt duren. Niet de duur die je zou willen, maar de duur die het in de praktijk kost. Een kleuring die je op 60 minuten zet terwijl het er 90 zijn, loopt je hele middag vast.
Wie welke behandeling doet. Niet iedere medewerker doet alles. Door dat per persoon vast te leggen, kan een klant nooit een balayage boeken bij iemand die dat niet doet.
De werktijden per medewerker. Inclusief de vaste vrije middag en de uren waarop iemand wel in de salon is maar geen klanten neemt.
Buffertijd tussen afspraken. Vijf tot tien minuten om de stoel schoon te maken, af te rekenen en even adem te halen. Zonder buffer loop je vanaf de tweede afspraak achter.
Of je vooraf een aanbetaling vraagt. Voor korte behandelingen meestal niet nodig, voor lange of dure behandelingen scheelt het opvallend veel afzeggingen.
In vijf stappen online
Voer je behandelingen in, met duur en prijs.
Voeg je medewerkers toe en vink per persoon aan welke behandelingen zij doen.
Zet de werktijden klaar, eerst voor de salon als geheel en daarna de uitzonderingen per medewerker.
Stel in hoe ver vooruit klanten mogen boeken en hoe kort van tevoren nog. Twee maanden vooruit en minimaal twee uur van tevoren werkt voor de meeste salons prima.
Deel de link naar je boekingspagina. Zet hem in je Instagram-bio, onder je Google-profiel en in je automatische antwoord op WhatsApp.
Die laatste stap wordt het vaakst overgeslagen en is precies degene die het verschil maakt. Een boekingspagina die nergens staat, krijgt geen boekingen.
Zo houd je no-shows onder controle
De grootste zorg bij online boeken is dat mensen makkelijker wegblijven omdat ze niemand hebben gesproken. Dat valt mee, mits je drie dingen goed zet:
Een bevestiging direct na het boeken, met een bijlage die de afspraak meteen in de telefoonagenda van de klant zet. Wat in iemands agenda staat, wordt onthouden.
Een herinnering een dag van tevoren. Dit is veruit de effectiefste maatregel. Het overgrote deel van de no-shows is geen onwil maar vergeetachtigheid.
Een aanbetaling bij de duurdere behandelingen. Wie vooraf iets heeft betaald, komt opdagen of belt netjes af.
Markeer een no-show ook echt als no-show in je agenda. Na een tijdje zie je vanzelf welke klanten het patroon hebben, en bij die paar mensen kun je vooraf even bellen.
Wat kost een online agenda?
Hier zit het addertje bij de bekende partijen. De meeste afsprakensystemen rekenen een maandbedrag, en sommige rekenen daarbovenop een bedrag per nieuwe klant die via hun platform binnenkomt. Dat laatste is de dure variant: je betaalt dan structureel mee voor klanten die jij vervolgens zelf tevreden houdt.
Bij Vazolo is de agenda gratis. Geen commissie per boeking en geen maandbedrag voor het boeken zelf. Je kunt precies zien wat daar wel en niet onder valt op de pagina over het gratis afsprakensysteem, en de volledige voorwaarden staan bij de prijzen.
De reden dat het gratis kan, is simpel: wij verdienen niet aan je boekingen maar aan wat daarna komt. Het terugkomen.
Van een volle agenda naar vaste klanten
Een agenda vult je week. Maar een afspraak is pas echt waardevol als er een tweede en een derde op volgen. Daar zit het verschil tussen een salon die elke maand opnieuw moet vissen naar klanten en een salon met een vaste bezetting.
Dat is ook waarom de agenda bij Vazolo aan de klantenkaart vastzit. Een afgeronde afspraak levert de klant automatisch punten of een stempel op, zonder dat jij iets hoeft te doen. Hoe dat werkt staat bij de digitale stempelkaart en het puntenprogramma. Zie je iemand een tijd niet meer, dan kun je die klant gericht een zetje geven met een terughaalactie.
Wil je eerst zien wat een loyaliteitsprogramma concreet oplevert in een salon, lees dan waarom een digitale stempelkaart de omzet verhoogt. Een overzicht van alles wat Vazolo voor kapsalons en beautysalons doet staat op de pagina voor kapsalons en beautysalons.
Veelgestelde vragen
Is de salonagenda echt gratis?
Ja. Het boeken zelf kost niets, er is geen commissie per afspraak en geen maandbedrag voor de agenda. Wil je later meer dan alleen boeken, dan is er een betaald pakket, maar de agenda blijft daarbuiten.
Kan een klant kiezen bij wie zij komt?
Dat bepaal jij, per behandeling. Bij de ene behandeling laat je klanten een medewerker kiezen, bij de andere zet je het uit en vult de agenda zichzelf in op wie beschikbaar is.
Wat als mijn medewerkers al een eigen agenda gebruiken?
Je kunt de agenda van elke medewerker koppelen aan haar Google-agenda. Afspraken uit de salon verschijnen daar, en haar privé-afspraken blokkeren automatisch de tijden waarop klanten kunnen boeken. Alleen de tijden gaan mee, niet de inhoud.
Kan ik zelf nog afspraken inplannen?
Ja. Een klant die toch belt of langsloopt, zet je met een paar klikken in dezelfde agenda. Online en handmatig geboekte afspraken staan door elkaar heen in hetzelfde overzicht.
Hoelang duurt het opzetten?
Reken op een uurtje als je je behandelingen en werktijden bij de hand hebt. Het invoeren van de behandelingen kost de meeste tijd, de rest is aanvinken.
Beginnen
Zet je behandelingen en werktijden klaar, deel de link, en laat je klanten het verder zelf doen. Vanaf dat moment vult je agenda zich ook op de momenten dat jij geen telefoon kunt opnemen.